Formy prawne

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (GmbH)

Utworzenie GmbH w Niemczech może nastąpić przez osoby fizyczne i prawne. Procedury zakładania i rejestracji są takie same dla osób krajowych jak i zagranicznych, ale z punktu widzenia np. zagranicznej osoby prawnej i dokonanego wyboru nazwy firmy, ważne jest określenie założonej spółki jako tzw. Tochtergesellschaft.
Tochtergesellschaft jest samodzielną osobą prawną, która posiada własną firmę (nazwę) i sporządza włany bilans. Niezależnie od kraju pochodzenia wspólników obowiązują ją wszystkie przepisy prawa niemieckiego dotyczące GmbH i oczywiście również prawa podatkowego.
Procedura związana z zakładaniem GmbH składa się z kilku etapów:

  • Wspólnicy - zawarcie umowy spółki
  • Izba Przemysłowo-Handlowa (IHK) - wstępne rozeznanie potrzeby ewentualnych zezwoleń i koncesji oraz nazwy spółki
  • Notariusz - notarialne poświadczenie zawarcia umowy spółki i uwierzytelnienie wniosku o wpisanie GmbH do Rejestru Handlowego
  • Sąd Rejonowy (rejestrowy) - zgłoszenie GmbH do wpisu do rejestru handlowego
  • Izba Przemysłowo-Handlowa - sąd zasięga opinii IHK
  • Sąd Rejonowy - wpis do Rejestru Handlowego po uzyskaniu ww. opinii
  • Urzędowe obwieszczenie rejestracji - w "Bundesanzeiger" i lokalnej prasie

Faza tworzenia GmbH

W fazie tej wyodrębnić można etap sporządzania umowy spółki, wstępnych uzgodnień z IHK oraz notarialnego poświadczenia zawarcia umowy spółki.

Umowa spółki musi zawierać minimum treści wymaganej w par. 3 ustawy o GmbH, być podpisaną przez wszystkich wspólników oraz notarialnie poświadczoną. Możliwe jest jej podpisanie przez upoważnionego notarialnie pełnomocnika nieobecnego wspólnika.

GmbH musi już w fazie tworzenia wyznaczyć osobę reprezentującą spółkę na zewnątrz, czyli zarządcę (Geschäftsführer), który podejmie dalsze działania prowadzące do rejestracji spółki. Wyznaczenie takiej osoby jest możliwe już w momencie sporządzania umowy GmbH bądź później poprzez specjalną uchwałę wspólników.

Zalecane jest drugie rozwiązanie, gdyż unika się w ten sposób ciągłej zmiany umowy spółki przy kolejnych zmianach osób zarządzających. Ustanowienie takie zwane "Legitimation des Geschäftsführers" załączane jest do wniosku o wpis do rejestru handlowego. Zarządzającymi GmbH mogą być wyłącznie osoby fizyczne z pełną zdolnością do czynności prawnych, niekaralne w ostatnich 5 latach za przestępstwa związane z upadłością przedsiębiorstwa bądź osoby, których nie obejmuje zakaz wykonywania zawodu lub działalności gospodarczej w zakresie przedmiotu działania spółki.

Przed sporządzeniem umowy i dla przyspieszenia fazy rejestracji spółki warto nawiązać kontakt z odpowiednim referatem miejscowej izby przemysłowo-handlowej (IHK) w celu uzgodnienia kwestii dotyczących nazwy firmy (niektóre nazwy mogą być zastrzeżone) oraz dla wyjaśnienia wątpliwości odnośnie potrzeby posiadania ewentualnego zezwolenia na zamierzoną działalność. W umowach spółki, często w sposób niezamierzony, pojawiają się bowiem sformułowania, które mogą być interpretowane przez sąd w ten sposób, iż zamierzona działalność lub jej część wymaga zezwolenia na jej podjęcie. Bez tych zezwoleń wpis do rejestru nie może nastąpić i cała procedura wydłuża się.

Kolejnym etapem tworzenia spółki jest dokonanie wpłaty kapitału zakładowego. Minimalny kapitał zakładowy GmbH w Niemczech wynosi 25000 EUR, z wymogiem 250 EUR minimalnego udziału. Przy rejestracji w sądzie wymagany jest dowód wpłaty przynajmniej 25% kapitału zakładowego, ale nie mniej niż 12500 EUR. Jeżeli kapitał zakładowy ma charakter wkładu rzeczowego, musi być postawiony do dyspozycji w pełnej swej wysokości.

Ważną wskazówką dla osób tworzących tzw. jednoosobową spółkę GmbH z minimalnym wkładem 25.00 EUR (gotówkowym) jest możliwość skorzystania z rozwiązania polegającego na wpłacie 15.000 EUR w gotówce i przedstawienia na pozostałe 10.000 EUR poręczenia bankowego lub wpisu na hipotekę.

Faza rejestracji i związane z nią wymogi

GmbH staje się osobą prawną dopiero w momencie wpisu do rejestru handlowego. Do zgłoszenia wniosku o wpis rejestrowy jest uprawniony wyłącznie zarządca (Geschäftsführer), a w przypadku kilku zarządców (zarządu), zgłoszenie musi nastąpić łącznie przez nich wszystkich, nawet jeżeli każdy z nich upoważniony jest do samodzielnego reprezentowania spółki. Ich podpisy na dokumentach rejestrowych muszą być uwierzytelnione przez notariusza, który z reguły załatwia także i inne formalności w sądzie rejonowym (rejestrowym). W przypadku zarządców - cudzoziemców spoza UE, sąd rejestrowy nie dokona ich wpisu jako zarządców GmbH, jeżeli nie przedłożą przy zgłoszeniu zezwolenia na pobyt z prawem do wykonywania samodzielnej działalności zarobkowej. Jest to istotne utrudnienie z konsekwencjami praktycznymi dla planowanej np. rotacji na stanowiskach prezesa spółki czy dyrektora przedstawicielstwa, szczególnie jeśli oczekiwanie na wizę trwa (co niestety jest regułą) od 3 do nawet 6 miesięcy.

Do wniosku o wpis do rejestru muszą być załączone następujące dokumenty:

  • notarialnie uwierzytelniona umowa spółki wraz z pełnomocnictwami do jej reprezentowania na zewnątrz,
  • ustanowienia zarządcy (Legitimation des Geschäftsführers),
  • lista wspólników,
  • notarialnie poświadczony wzór podpisu zarządcy,
  • adres siedziby spółki,
  • zaświadczenia odpowiednich władz o wydaniu zezwolenia lub promesy wydania zezwolenia (jeżeli zamierzona działalność takowego wymaga) lub o wpisie do rejestru rzemiosła,
  • zapewnienie wspólników o wniesieniu kapitału zakładowego spółki (minimum 25% kapitału, ale nie mniej niż 12.500 EUR w chwili rejestracji),
  • zapewnienie zarządcy o niekaralności i braku zakazu wykonywania zawodu bądź prowadzenia danej działalności gospodarczej.
  • W przypadku wkładów rzeczowych należy ponadto załączyć:
  • sprawozdanie o wniesieniu wkładów rzeczowych,
  • umowy ustanawiające wkłady rzeczowe,
  • zaświadczenia wyceny wkładów.

Postępowanie rejestrowe rozpoczyna się po złożeniu wniosku i odpowiednich dokumentów. Sędzia rejestrowy sprawdza, czy wymagania formalne zostały wypełnione. W przypadku braku dokumentów niezbędnych do rejestracji informowany jest o tym notariusz.

Następnym krokiem w postępowaniu rejestrowym jest przesłanie wniosku do miejscowej IHK z prośbą o zajęcie stanowiska i przedstawienie opinii odnośnie dopuszczalności stosowania nazwy firmy, odpowiedniego opisu przedmiotu działalności przedsiębiorstwa, wyceny wkładów rzeczowych oraz potrzebnych, posiadanych lub przyrzeczonych zezwoleń.

Jeżeli w przesłanej do sądu rejestrowego opinii IHK stwierdza się, że powstająca spółka spełnia ww. warunki i wymagania, to postępowanie rejestrowe kończy się wpisaniem do rejestru handlowego. Obwieszczenie o wpisie umieszczane jest z urzędu w "Bundesanzeiger" - odpowiednik polskiego "Monitora Rządowego" oraz w liczącej się gazecie lokalnej. Spółka po zarejestrowaniu staje się automatycznie członkiem Izby Przemysłowo-Handlowej tj. IHK (nie potrzeba żadnego specjalnego zgłoszenia), a w przypadku działalności rzemieślniczej staje się członkiem miejscowej izby rzemieślniczej. Podjęcie działalności przez GmbH podlega obowiązkowi zgłoszenia do wydziału ds. gospodarczych (Gewerbeanmeldung), który to urząd powiadamia następnie odpowiedni urząd finansowy. Czas rejestracji spółki trwa przeciętnie od 3 do nawet 9 miesięcy.

Koszty założenia GmbH można pokryć z kapitału założycielskiego, którego minimum w wysokości 12.500 EUR trzeba jednak wpłacić przed rejestracją spółki.

Zagadnienia podatkowe

Chcąc prowadzić samodzielną działalność zarobkową w RFN jako GmbH bądź w innych formach prawnych , trzeba się koniecznie zaznajomić z ustawodawstwem podatkowym i to przynajmniej w zakresie podstawowym, chociaż zasadą jest angażowanie do tych spraw doradcy podatkowego.

I tak w przypadku spółki GmbH warto wiedzieć, że istnieje:

  • podatek dochodowy od osób prawnych (Körperschaftsteuer). Jego wysokość wynosi obecnie 45% od zysków zatrzymanych i 30% od zysków wypłaconych. Od 1995 r. obowiązuje dodatkowy podatek (Solidaritätszuschlag) w wysokości 7,5% ww. podatków
  • podatek od działalności gospodarczej (Gewerbesteuer). Jest to podatek lokalny, którego wysokości ustalają gminy. Opodatkowanie obejmuje przychód i wielkość kapitału, np. przy przychodzie 50.000 EUR i kapitale zakładowym w wysokości 100.000 EUR wyniósł on w 1995 roku 7.740 EUR. Kwota ta odliczana jest od podatku dochodowego
  • podatek od wartości dodanej (Mehrwertsteuer). Stawki wynoszą 15% i 7%. Zasady jego funkcjonowania są podobne do polskiego podatku VAT
  • podatek od nabycia gruntu (Grunderwerbsteuer) - 3% ceny działki
  • podatek od płac (Lohnsteuer). Jako pracodawca jest się zobowiązanym do odprowadzania należnego podatku od płac, podatku kościelnego i podatku solidarnościowego. Pracodawcę obciąża ponadto połowa wartości składki ubezpieczenia społecznego pracowników.

Urząd finansowy po otrzymaniu z urzędu dzielnicowego (Gewerbeamt) informacji o podjęciu działalności przysyła zainteresowanemu odpowiednie ankiety do wypełnienia, a po ich odwrotnym otrzymaniu powiadamia o nadanym numerze podatkowym oraz przesyła formularze zgłoszenia podatku od płac oraz podatku od wartości dodanej.

W przypadku osób fizycznych i prawnych zakładających GmbH, ale także chcących działać w innych możliwych formach prawnych, warto polecić zapoznanie się z postanowieniami umowy "O unikaniu podwójnego opodatkowania", zawartej między Polską a RFN w dniu 18.12.1972 roku (Dz. U. nr 31 z 1975 r. poz. 397).

Generalną bowiem zasadą tej umowy jest zwolnienie z podatku w Polsce dochodu netto osiągniętego z działalności zarobkowej w RFN (czyli po opłaceniu tutaj wszystkich należnych podatków).

Inwestorom z Polski, którzy działają w RFN w oparciu o formy prawne ustawodawstwa niemieckiego, mają możliwość, tak jak inne tutejsze osoby prawne, skorzystania z licznych, preferencyjnych kredytów, dotacji i generalnie całego instrumentarium wsparcia gospodarczego, szczególnie szeroko rozbudowanego na terenie byłej NRD.

Wymagania odnośnie danych na drukach firmowych GmbH

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (GmbH) zobowiązana jest do umieszczenia na listach handlowych, fakturach i zamówieniach następujących danych:

  • forma prawna spółki (skrót GmbH po nazwie firmy),
  • siedziba spółki (pełny adres),
  • właściwy dla spółki sąd rejestrowy,
  • numer rejestru handlowego spółki (HRB...),
  • nazwiska wszystkich członków zarządu i ich zastępców oraz imię przynajmniej jednej z tych osób.

Dane te są obowiązkowe w korespondencji kierowanej do odbiorcy. Nie trzeba ich umieszczać np. w ogłoszeniach i drukach reklamowych.

 

Oddział (Zweigniederlassung)

Kolejną, często spotykaną formą prawną działania polskich przedsiębiorstw na rynku niemieckim jest oddział przedsiębiorstwa macierzystego z kraju bądź oddział założonej już na terenie Niemiec spółki. O oddziale można mówić tylko wtedy, jeżeli przedsiębiorstwo macierzyste (oddział główny np. spółka GmbH) jest już wpisane do rejestru handlowego, a w przypadku przedsiębiorstw zagranicznych wpisane być musiało, gdyby siedziba tego przedsiębiorstwa znajdowała się na terenie Niemiec.

W przeciwieństwie do wymienionej wcześniej formy "Tochtergesellschaft", oddział (Zweigniederlassung) nie ma własnej osobowości prawnej, mimo wykazywania się stosunkowo dużą niezależnością od przedsiębiorstwa macierzystego (oddziału głównego) i mimo wpisu do rejestru.

Innymi cechami charakterystycznymi dla oddziału są:

  • prowadzenie takich samych lub podobnych interesów co firma macierzysta
  • trwałość działania
  • zewnętrzna forma podobna do oddziału głównego (najczęściej własna księgowość, bilans, własne konto bankowe i lokal)
  • samodzielność organizacyjna i istotne uprawnienia kierownika oddziału.

Zgłoszenie oddziału do rejestru

W przypadku zarejestrowania oddziału głównego w Niemczech, rejestracja Zweigniederlassung następuje w sądzie, który wpisał do rejestru oddział główny, czyli właściwym dla jego siedziby.

Wniosek o wpis oddziału musi być notarialnie uwierzytelniony, a zgłoszenia dokonuje (w przypadku formy GmbH dla oddziału głównego) zarządca spółki (prokurenci są wyłączeni z tego postępowania).

Do wniosku należy załączyć następujące uwierzytelnione dokumenty:

  • odpis umowy spółki,
  • listę wspólników,
  • wzory podpisów członków zarządu.

Nazwa oddziału może być taka sama jak przedsiębiorstwa głównego. Dodaje się do niej tylko określenie "Zweigniederlassung".

W przypadku firm z siedzibą główną i rejestracją za granicą, rejestracji oddziału (Zweigniederlassung) dokonuje się w sądzie rejonowym (rejestrowym) właściwym dla miejsca siedziby tego oddziału w RFN.

Procedura wpisu do rejestru jest podobna jak w przypadku wpisu oddziału przedsiębiorstwa głównego zarejestrowanego już w Niemczech (np. GmbH), ale od oddziałów przedsiębiorstw zagranicznych wymagane jest złożenie dodatkowych dokumentów, a postępowanie wpisowe przebiega w pełnym zakresie, tak jakby rejestrowano całkowicie nową spółkę.

Dokumenty dodatkowe muszą zawierać informacje o firmie i jej siedzibie głównej, przedmiocie działalności, bilansie. Z dokumentów tych oraz z ww. załączników do wniosku  o rejestrację musi jasno wynikać, że istniejące za granicą przedsiębiorstwo (oddział główny) spełniałoby warunki prawa niemieckiego, gdyby było rejestrowane w RFN.

Wpisu Zweigniederlassung do rejestru mogą dokonać tylko te upoważnione osoby, które byłyby upoważnione także zgodnie z wymogiem prawa niemieckiego.

Kierownik oddziału jest jednocześnie w pełni odpowiedzialny za wszystkie sprawy prawno-rejestrowe.

Pamiętać należy, ww. dokumenty muszą być przetłumaczone na język niemiecki. Oddział podobnie jak samodzielne GmbH musi po rejestracji dokonać zgłoszenia działalności gospodarczej do dzielnicowego urzędu ds. gospodarczych, spełniając przy tym wymóg ewentualnej potrzeby wpisu także do rejestru rzemieślniczego bądź uzyskania zezwolenia, jeżeli jest wymagane dla danej działalności.

Osoby z Polski zatrudniane w oddziale jako personel powinny pamiętać o wymaganiach dotyczących zarówno zezwolenia na pobyt z prawem do działalności zarobkowej jak i do pracy.

 

Niesamodzielny oddział, biuro techniczne lub przedstawicielskie

Osoby zagraniczne mogą także uruchomić w Niemczech swe niesamodzielne oddziały, np. filie (Zweigstelle) dla prowadzenia magazynów wysyłkowych towarów bądź otworzyć biura przedstwicielskie dla celów informacyjno-reprezentacyjnych.
Taka forma prawna nie podlega rygorowi wpisu do rejestru handlowego, ale w każdym przypadku potrzebne jest zgłoszenie tej działalności do urzędu ds. gospodarczych, czyli dokonanie tzw. Gewerbeanzeige.

Do zgłoszenia tego należy załączyć np. wyciąg z rejestru handlowego firmy macierzystej i pełnomocnictwa. Generalnie należy załączyć takie dokumenty, z których będzie wynikać , że punkt ciężkości prowadzonych interesów oraz spraw administracyjnych firmy znajduje się w podanym miejscu siedziby przedsiębiorstwa macierzystego za granicą. Mogą to być np. bilans i jego weryfikacja przez biegłych rewidentów, umowy najmu, a nawet krajowe rachunki telefoniczne. Wszystkie dokumenty w języku polskim muszą być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego.

W przypadku biura reprezentacyjnego, dla którego otwarcia wymagana jest zgoda innych urzędów (np. nadzoru budowlanego, ubezpieczeniowego) trzeba ponadto załączyć kopie uzyskanych zezwoleń.

Kierownik filii czy biura reprezentacyjnego, posiadający odpowiednie pełnomocnictwa z Polski jest w tym przypadku pracodawcą i nie potrzebuje zezwolenia na pracę, ale obowiązuje go wymóg uzyskania zezwolenia na pobyt z dopuszczoną możliwością wykonywania działalności zarobkowej.

Ww. formy prawne są całkowicie zależne od firmy macierzystej, kierownik biura czy filii nie posiada istotniejszych uprawnień, a samo biuro najczęściej nie prowadzi żadnej działalności zarobkowej. Ważna jest tutaj klasyfikacja dla celów podatkowych i określenie, czy dana forma jest czy nie jest zakładem (Betriebsstätte).

Zgodnie z art. 5 umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, zakładem nie jest np. biuro informacyjne, reprezentacyjne czy skład towarów, a tym samym nie są one obciążane podatkiem dochodowym bądź od działalności gospodarczej (Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer). Kierownik i personel muszą natomiast płacić podatek od płac i składki na ubezpieczenia społeczne.

Powyższe dane mają charakter informacyjny, nie ponosimy odpowiedzialności za zamieszczoną treść.

Kontakt

Centrum Współpracy Gospodarczej Hesja-Polska
Al. Niepodległości 16/18, B533
PL - 60 972 Poznan 1
PO BOX 64

dr Jarosław Frąckowiak
Tel./Fax: +48 61 8541353
jaroslaw.frackowiak@hesja-polska.pl

 

Hessen Trade and Invest
Konradinerallee 9
D - 65189 Wiesbaden

dr Margarete Kessler
Tel.: 00 49 6 11 / 9 50 17 - 84 73
margarete.kessler@htai.de

Dieser Internetaufritt wurde aus den Mitteln des Hessischen Ministeriums für Wirtschaft, Energie, Verkehr und Landesentwicklung finanziert.
© HA Hessen Agentur GmbH 2014. Alle Rechte vorbehalten.